Verwerking van persoonsgegevens: Scwitch helpt je!

Opletten bij de verwerking van persoonsgegevens

Namen, adressen, mailadressen, enz. opvragen en bijhouden doe je niet zomaar. De General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - zo heet de nieuwe richtlijn - bepaalt de regels voor de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van persoonsgegevens.

Met "persoonsgegevens" bedoelt men alle mogelijke informatie waarmee je een persoon, direct of indirect, kan identificeren, met name a.d.h.v. een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Opgelet, ook met de ruime interpretatie van het begrip "verwerking”. Het gaat over het bewerken van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Enkele belangrijke accenten

Het moge duidelijk zijn: elke organisatie op het socio-culturele veld krijgt hier zeker mee te maken. Tijd dus om een aantal zaken op een rijtje te zetten:

• Persoonsgegevens moeten verwerkt worden op een rechtmatig, behoorlijke en transparante wijze. M.a.w. voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevensverwerking moet zich tevens beperken tot wat noodzakelijk is, ze moet juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
• Tevens moet de organisatie passende technische of organisatorische maatregelen nemen, zodat gegevens correct worden verwerkt en de beveiliging ervan gewaarborgd is.
• Diegene waarvan je de gegevens gebruikt zal uitdrukkelijk zijn toestemming moeten geven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden. Hij kan die toestemming ook te allen tijden in trekken.
• Elke organisatie maakt een ‘privacyverklaring’ die informatie verschaft over hoe en waarom gegevens verwerkt worden. Je stelt ook best een ‘verantwoordelijke gegevensverwerking’ aan.
• De Privacy-commissie is bevoegd om toe te zien op de naleving van de verordening. Het bedrag van de boetes die ze kunnen opleggen, is aanzienlijk gestegen.

Voor alle bovenstaande principes geldt dat in geval van klachten de volledige bewijslast bij de organisatie ligt. Zij moet bewijzen dat ze er alles aan deed om schade te vermijden.

Hoe begin je eraan?

Om zicht te krijgen op wat nu wel of niet van toepassing is op je organisatie en welke stappen je zeker moet zetten, bestaan er een aantal tools.

Scwitch maakte een ‘privacypakket’ dat je al een eind op weg helpt. Je vindt er naast een stappenplan ook een aantal modeldocumenten op basis waarvan je bijvoorbeeld je eigen privacyverklaring kan ontwerpen. Het pakket vind je opde website van Scwitch.

FOV bundelde de specifieke vragen van organisaties en speelde deze door aan de Privacy-commissie en aan Scwitch. Ook de privacy-commissie wil een sectorspecifiek informatieaanbod ontwikkelen.

Extra ondersteuning

Misschien heb je toch nog nood aan extra ondersteuning of begeleiding? Scwitch werkt samen met experten die je organisatie(s) begeleiden met de opmaak van de inventaris, het register, je privacyverklaring of andere facetten van je privacybeleid, zowel individueel als groepsgericht.

Meer info vind je bij Luk Tas. Mail naar luk@scwitch.be of bel hem op +32 478 19 16 94.